「ホームページを自社管理したい」
「ホームページの管理にはどのようなスキルが必要？メリット・デメリットは？」
と悩んでいる方は多いのではないでしょうか。
ホームページの自社管理には「コストが削減できる」や「更新の自由度が高まる」というメリットがあります。一方で、Webの専門知識が必要となり、トラブル対応の負担が増すというデメリットもあるんです。
この記事では、ホームページを自社管理するメリット・デメリットから、具体的な仕事内容まで詳しく解説します。サイト管理の費用相場も紹介するので、自社でホームページを管理すべきか迷っている方は、ぜひ最後までご覧ください。
この記事の目次
ホームページ管理とは
ホームページ管理とは、ホームページを常に正常な状態に保つための作業です。
たとえば、ホームページの情報を更新したり、セキュリティ対策をしたりします。サイトを公開するために必要となる、サーバーの契約などもホームページ管理における仕事のひとつです。
適切な管理が行われないとサイトの情報が古くなり、サイバー攻撃のリスクも高まります。
結果として、企業の信頼性や集客力にも影響を及ぼすでしょう。
ホームページ管理の重要性
ホームページ管理は、会社の情報を新しい状態に維持するために重要です。
情報が古いままでは、会社に対する信頼を失う可能性があります。たとえば、商品情報が古いままの場合、顧客は「どの情報が正しいのか？」と混乱するでしょう。不信感を抱いて、商品の購入を止めるケースも考えられます。
また、ホームページ管理においてセキュリティ対策も欠かせません。ウイルスに感染すると、会社の情報が漏えいする危険性があります。情報漏えいは、会社の信用を大きく傷つけます。
このように、ホームページ管理は会社の信頼を保ち、安全に運営するために欠かせない業務です。
ホームページを自社管理するメリット
ホームページを自社管理するメリットは、主に2つあります。
・好きなタイミングで修正・更新できる
それぞれ説明していきます。
コストを抑えられる
ホームページを自社管理するメリットは、コストを抑えられる点です。
外部の業者に委託する場合、毎月の管理費用や更新費用などが発生します。コンテンツを修正・更新するたびに、追加料金が発生するケースもあります。しかし、自社で管理すれば、これらの費用を削減可能です。
ただし、社内にWebの知識を持つ人材がいない場合、学習コストがかかり管理業務の負担も増えます。「勉強したけれど、結局自力での管理は難しい」と判断して、最終的には外注化する会社も存在します。
自社の状況に合わせて、最適な管理方法を選びましょう。
好きなタイミングで修正・更新できる
ホームページを自社管理することで、情報を好きなタイミングでサイトを修正・更新できます。
リアルタイムで情報を更新できると、急なイベントの告知や商品の在庫状況の変更などのシーンで便利です。自社の担当者が直接作業を行うため、細かいニュアンスも発信しやすいでしょう。
対して、外部の業者に委託している場合、修正や更新を依頼してから反映されるまでに時間がかかります。
外注の場合は自社で修正情報をまとめた後に
・外注先が修正・更新を行う
・自社が内容を確認する
・問題がなければ公開する
という手順を踏むからです。
「外注先の対応が遅くて思うように更新できない」または「情報を共有しても自社の意図を汲み取ってくれない」という理由で、外注先を変更する事例は多いです。
ホームページを自社管理するデメリット
ホームページを自社管理するデメリットを5つ紹介します。
- Webにまつわる知識が必要となる
- サイト担当者の負担が増える
- トラブル対応に時間がかかる
- クオリティの高いサイトに仕上がりにくい
- サイト担当者が異動・退職する可能性がある
サイトの管理方法を迷っている方は、ぜひ参考にしてみてください。
Webにまつわる知識が必要となる
ホームページを自社管理するためには、Webに関する幅広い知識が求められます。具体的には、ホームページの構造やデザイン、セキュリティ対策、SEO対策などが挙げられるでしょう。
担当者の知識が不足している場合、トラブルが発生した際に適切な対応ができず、問題を悪化させる恐れもあります。
自社管理を始める前には「知識を習得するための学習時間を確保する」や「専門家からアドバイスを受ける」などの準備を怠らないことが大切です。
サイト担当者の負担が増える
ホームページを自社管理すると、サイト担当者の業務負担が増加します。
担当者はホームページ管理のみを行うのではなく、本業と並行するケースが一般的です。担当者の負担が増加すると、他の業務に支障をきたしたり、担当者のモチベーション低下につながったりする可能性も考えられます。特に、サイトの更新頻度が高い企業では、他の業務と両立しながらのサイト管理が難しくなることも少なくありません。
自社管理を行う際は、担当者の負担を考慮し、適切な人員配置や業務分担を行いましょう。
トラブル対応に時間がかかる
ホームページでトラブルが発生した場合、自社管理では解決までに時間がかかることがあります。
トラブルを解決するには、主に4つの工程が必要です。
- トラブル内容を正確に把握する
- トラブルの原因を特定する
- トラブルの対処法を考える
- 対処法を実行する
自社管理では「なぜトラブルが起きたのか分からない」「原因は分かったけれど対処法が不明」「この対処法でほかのシステムに悪影響はないのか？」など都度疑問が発生します。
Webの知識・経験がなければ、情報を調べるのにも、対処法を実行するのにも時間を要してしまうのです。
クオリティの高いサイトに仕上がりにくい
クオリティの高いサイトに仕上がりにくい点が、ホームページを自社管理するデメリットのひとつ。
Webのプロはユーザーの利便性を高める方法や、検索で上位表示されやすい方法を把握しています。素人が見様見真似でホームページを管理しても、使いにくい機能になったり、サイトの検索順位が下がったりしやすいです。
また、自社管理では最新のトレンドや技術を取り入れることも難しいです。
サイト担当者が異動・退職する可能性がある
サイトの担当者が異動や退職した際に、引き継ぎが円滑に進まなければ、運用に支障をきたす可能性があります。
特に、ホームページの管理を担当している方が、自分しか知らない特別な知識ややり方で仕事をしていると、担当者が変わった際に問題が起こりやすいです。新しい担当者は、前の担当者の知識ややり方を理解するのに時間がかかり、その間ホームページの更新が止まるかもしれません。
さらに、担当者が変わることで、これまで積み上げた専門知識やノウハウが失われる恐れも。このような事態を避けるためには、業務をマニュアル化し、複数人で管理できる体制を整えることが有効です。
ホームページ管理の仕事内容
ホームページ管理の仕事内容を8つ紹介します。
- 契約更新や支払い
- トラブル対応
- セキュリティ対策
- お問い合わせ対応
- ホームページの更新・修正
- 新機能やコンテンツの追加
- アクセス解析・分析
- SEO対策
ひとつずつ見ていきます。
契約更新や支払い
ホームページを公開するには、サーバーやドメインの契約が不可欠です。
契約を更新することで、サーバーやドメインを利用し続けられます。更新時期を忘れると、ホームページが突然閲覧できなくなる事態になりかねません。そのほか、有料ツールやセキュリティ対策ソフトにも費用がかかるため、支払い業務も発生します。
契約更新や支払い漏れを防ぐ工夫を、いくつかピックアップしました。
- 自動更新を設定する
- 更新日を通知するツールを導入する
- 契約情報や支払い情報を関係者間で共有する
- 支払い記録を管理できる会計ソフトを活用する
- 契約更新・支払い日をカレンダーやリマインダーに登録する
また、定期的に不要な契約がないかを見直すことも、コストの最適化につながります。
トラブル対応
ホームページは、常に正常に動作するとは限りません。
サーバーダウンやページの表示崩れ、フォームの動作不良など、多種多様なトラブルが発生する恐れがあります。迅速な対応を行わなければ、ユーザーの信頼を損ねるでしょう。
自社管理ではサイトにトラブルが発生した場合、迅速に原因を特定して、自力で解決策を実行する必要があります。自社での対応が難しいときは、外部の専門業者への依頼も検討してみてください。
セキュリティ対策
インターネット上には、さまざまな脅威が存在します。ウイルス感染や不正アクセス、情報漏えいなど、ホームページを攻撃する手口は多様化しています。これらの脅威からホームページを守るためには、強固なセキュリティ対策が欠かせません。
以下のような対策を講じることで、ホームページの安全性を高められます。
- SSL証明書の導入
- 定期的なバックアップ
- ファイアウォールの設定
- ウイルス対策ソフトの導入
- アクセスログやエラーログの監視
- OSやソフトウェアのアップデート
なお、SSL証明書とはインターネット上でデータを暗号化し、安全に送受信するための電子証明書のこと。第三者による盗聴や、改ざんを防ぐために用いられます。
外部からの不正アクセスを防ぐ役割を果たすのが、ファイアウォールです。個人情報や機密情報の漏洩、ウイルス感染などを予防して、ネットワークを安全に保ちます。
お問い合わせ対応
ホームページは、ユーザーと会社をつなぐ重要な接点です。ホームページを通じて、ユーザーからさまざまな問い合わせが寄せられます。これらの問い合わせに、素早く丁寧に対応することが顧客満足度の向上につながります。
問い合わせ対応では、質問に正確に答えるだけでなく、ユーザーのニーズを理解するスキルが必要です。そのためには、商品やサービスに関する知識のほかに、高いコミュニケーション能力も求められます。
加えて、よくある質問とその回答をまとめた、FAQページの作成も業務のひとつ。ユーザーが自分で問題を解決しやすくなり、サイト管理が効率化されます。
ホームページの更新・修正
新商品の発売やイベントの開催、会社概要の変更など、会社の情報は常に変化します。正しい情報を発信するために、ホームページは定期的に更新・修正しましょう。情報が古いままではユーザーに誤解を与えてしまい、会社の信頼性が低下します。
具体的な更新作業としては、以下が挙げられます。
- 最新の会社情報や商品情報の反映
- 画像やテキストの修正
- リンク切れのチェック
また、全体的なホームページのデザインや構成も、定期的に見直すことが重要です。最新のトレンドやユーザーのニーズを考慮して、ホームページを改善してみてください。
新機能やコンテンツの追加
新しい機能やコンテンツの追加は、ユーザーの利便性を高めて、ホームページの集客力を向上させます。たとえば、ブログ記事や動画コンテンツの追加、オンラインショップの開設などが考えられます。
ただし、ただ単に新機能やコンテンツを増やせばよい、というわけではありません。ニーズや市場の動向を踏まえた内容にしなければ、ユーザーにとって不要なものとなり、利用されない可能性があります。状況次第では、ユーザーに不快感を与え、サイトの評価を下げてしまうケースも。
ホームページの自社管理では、ユーザー目線で「何が必要か」を考える姿勢が重要となります。
アクセス解析・分析
ホームページへのアクセス状況を解析・分析することで、顧客の行動やニーズを把握可能です。たとえば「どのページがよく見られているか」「どのキーワードで検索されているか」「どの地域からのアクセスが多いか」などを分析します。
アクセス解析の主な項目は、以下のとおりです。
- 直帰率
- 離脱率
- 流入経路
- アクセス数
- ページビュー数
- ページ滞在時間
- コンバージョン率（CVR）
分析結果は、ホームページの改善やマーケティング戦略の立案に役立ちます。
SEO対策
ホームページの集客力を高めるには、SEO対策が欠かせません。
SEO対策とは「Search Engine Optimization（検索エンジン最適化）」の略称です。Googleなどの検索エンジンにて、Webサイトの上位表示を狙うための対策のこと。検索結果での表示順位を上げて、ホームページへの訪問者を増やします。
具体的なSEO対策としては、キーワードの選定や高品質なコンテンツの作成、内部リンクの構築などがあります。
Googleの検索アルゴリズムは、完全に公開されているわけではありません。ただし、Googleはユーザーによって有用なサイトほど、上位に表示する仕組みだといわれています。
ホームページの自社管理がおすすめな場合
自社管理がおすすめなのは、主に以下のようなケースです。
- ホームページに詳しい担当者がいる
- ホームページ管理のコストを抑えたい
- ホームページに難しい機能が必要ない
- 自社にホームページ管理のノウハウがある
Webに関する専門知識を持つ担当者がいる場合は、ホームページの自社管理が向いています。また、サイトにかける予算が少なく、コストを抑えたいときも自社管理を検討してみましょう。
ホームページの外注化がおすすめな場合
ホームページの外注化がおすすめなケースは、次のとおりです。
- 本業に集中したい
- ホームページの規模が大きい
- デザインや機能の品質を重視したい
- ホームページの専門知識を持つ担当者がいない
- ホームページにかけられる時間や人員が少ない
ホームページは規模が大きくなるほど、専門的な知識や技術が必要となります。「大規模サイトを管理したい」や「ユーザーの満足度を高めるために品質を重視したい」という場合は、専門家である外部業者への委託がおすすめです。
ホームページ管理にかかる費用
ホームページ管理にかかる費用を、自社管理と外注それぞれ表にまとめました。
| 費用相場（月当たり） | 費用内訳 | |
|---|---|---|
| 自社管理 | ～約5,000円 | ・サーバー費用 ・ドメイン費用 ・SSL証明書の費用 ・有料ツールの費用 |
| 外注 （最低限の管理を依頼した場合） |
約5,000～20,000円 | ・サーバーやドメイン、SSL証明書などの管理・更新費用 ・トラブル対応費用 |
| 外注 （基本的な保守管理を依頼した場合） |
約20,000～50,000円 | ・サーバーやドメイン、SSL証明書の管理費用 ・トラブル対応費用 ・サーバーの監視やバックアップ費用 ・CMSのバージョンアップ費用 ・アクセス解析や分析費用 |
| 外注 （高度な保守サービスを依頼した場合） |
約50,000～100,000円 | ・サーバーやドメイン、SSL証明書の管理費用 ・トラブル対応費用 ・サーバーの監視やバックアップ費用 ・CMSのバージョンアップ費用 ・アクセス解析や分析費用 ・コンテンツ更新費用 ・SEO対策費用/td> |
ホームページの管理費用は契約するドメインやサイト規模、外注先によって変動します。上記はあくまで参考程度にしてください。
ホームページを自社管理する際の注意点
ホームページを自社管理する際の注意点は、以下の4点です。
- 手順をマニュアル化する
- 更新忘れが起きないようにする
- 未知のエラーやトラブルにも対応しなければいけない
- 部分的な業務委託を検討する
それぞれ詳しく解説していきます。
手順をマニュアル化する
ホームページを自社管理する際に、手順をマニュアル化することは非常に重要です。
「担当者が退職して、新しい社員がサイトを管理する」または「担当者不在のタイミングでトラブルが発生し、今いる社員で対応する」という事態でも、マニュアルがあればスムーズに対応できます。
マニュアルには、以下のような情報を記載します。
- サーバーやドメインの管理方法
- コンテンツの更新手順（テキスト・画像変更方法など）
- 定期的なバックアップの取り方
- トラブル発生時の対応フロー
また、マニュアルは定期的に見直し、最新の情報に更新しておきましょう。
更新忘れが起きないようにする
ホームページの更新は定期的に実施する必要がありますが、忙しい日常業務の中で、更新を忘れてしまうこともあるかもしれません。
更新忘れを防ぐためには、更新スケジュールを立てたり、更新通知機能を設定したりすることが有効です。担当者が不在の場合でも対応できるように、複数人での更新体制を整えるのもおすすめです。
未知のエラーやトラブルにも対応しなければいけない
ホームページを管理していると、予期せぬエラーやトラブルが発生する可能性があります。
自社管理の場合は、原因や対処法がわからないトラブルでも、基本的には自力で解決しなければいけません。そのためには、担当者は常に最新の情報を収集し、Webの知識をアップデートする必要があります。
「セキュリティ事故は外部の専門家に相談する」や「緊急時のトラブルは業者に対応してもらう」など。自社では解決できない問題が発生した際の対処法も決めておきましょう。
部分的な業務委託を検討する
「ホームページ管理のすべてを自社で行うのが難しい」と感じたならば、部分的な業務を委託するのも選択肢のひとつ。
たとえば、次のような業務を部分的に委託することで、自社の負担を軽減できるでしょう。
- デザイン性の高いページ作成
- 専門性の高いサーバー管理やセキュリティ対策
- Webやマーケティングの知識が求められるSEO対策
専門的な部分のみ外部に任せることで、自社のリソースを最適化しながら、サイトの品質を維持できます。
ホームページを外注から自社管理に変更する手順
ホームページを外注から自社管理に変更する手順を、以下にまとめました。
- 現状の把握：外注している業務内容・費用・契約期間などを確認する
- 担当者の選定：ホームページ管理が可能な担当者を選ぶ
- 知識・スキル習得：担当者がサイト管理に必要な知識やスキルを習得するための学習機会を設ける
- マニュアル作成：サイト管理の手順をマニュアル化する
- 引き継ぎ：外注先からホームページの管理権限などの情報を引き継ぐ
- 運用準備：必要なデータのバックアップを取る
- テスト運用：自社管理でテスト運用を行い、問題がないかを確認する
- サイト公開：ホームページを本格的に移行し、適宜問題を解決する
自社管理に切り替える際は、まず現在の契約内容を整理します。そして、外注先から必要となる情報を引き継ぎ、少しずつ自社での運用・管理体制を整えていきます。
ホームページ外注を違う業者に変更する手順
ホームページの外注先を別の業者に変更するときの手順は、次のとおりです。
- 現状の把握：外注している業務内容・費用・契約期間などを確認する
- 新しい外注先の選定：複数の業者から見積もりを取り、比較検討する
- 契約：新しい外注先と契約を結ぶ
- 引き継ぎ：現在の外注先から新しい外注先へ、ホームページの管理権限などの情報を引き継ぐ
- テスト運用：新しい外注先によるテスト運用を行い、問題がないかを確認する
- サイト公開：外注先と連携を取りながら、ホームページを本格的に移行する
適切な手順を踏むことで、スムーズに業者を変更できます。なお、外注先を選定するコツに関しては、以下の章で詳しく解説していきます。
ホームページの外注先選びでチェックするポイント
ホームページの外注先選びでチェックするポイントを、4つピックアップしました。
- これまでの実績
- サービスの対応範囲
- 担当者のコミュニケーション能力
- 実際にサービスを受けた人の口コミ
各ポイントについて、具体的に説明していきます。
これまでの実績
外注先のホームページ管理実績は、その業者の実力をはかるために重要な指標のひとつです。実績を確認する際には、単に数を見るだけでなく、質にも注目してみてください。
具体的にチェックすべきポイントを、いくつか紹介しましょう。
- 実績の数は多いか
- 実績の詳細が具体的に説明されているか
- 自社と同じ業種や業界の管理実績があるか
- 自社と類似する規模のサイト管理実績があるか
- 実績として公開されているサイトのデザイン・機能性の質は高いか
実績の豊富な業者ならば、経験にもとづいた高クオリティな対応が期待できます。
サービスの対応範囲
ホームページの管理は基本的なトラブル対応だけでなく、SEO対策やマーケティング、コンテンツ更新など多岐にわたります。契約を結ぶ前に自社が依頼したい業務内容と、外注先のサービス対応範囲がマッチしているかを確認しておきましょう。
業者によっては「コンテンツの作成や更新は対応不可」や「SEO対策やアクセス解析には対応していない」というケースもあります。そのほか、長期的なパートナーとしてサイトの管理を任せる際は、幅広いサービスを提供している業者が向いています。
担当者のコミュニケーション能力
ホームページ管理では、外注先との密な連携が不可欠です。そのため、担当者のコミュニケーション能力は、外注先を選ぶ中で重要なポイントとなります。
見積もり依頼や打ち合わせのときは、以下の4点に注目してみてください。
- レスポンスは速いか
- こちらの要望をしっかりと理解してくれるか
- 質問や相談に丁寧に対応してくれるか
- 専門用語を使わずに分かりやすく説明してくれるか
コミュニケーション能力を確認するためには、担当者と直接会って話してみるのが一番です。可能であれば、メールや電話だけでなく対面でのコミュニケーションを通じて、担当者の人柄や対応能力を確かめましょう。
実際にサービスを受けた人の口コミ
実際にサービスを受けた人の口コミは、外注先の評判を知る上で貴重な情報源です。外注先選びでは口コミサイトやSNSで、実際にサービスを受けた人の声を集めましょう。
「対応のスピードが速く、スムーズにトラブルを解決できた」や「Web初心者でも分かりやすいように、丁寧に説明してくれた」などの口コミがあれば、安心して業務を任せられます。
なお、口コミはあくまで参考情報です。口コミを参考にしつつ実際に問い合わせを行い、自分自身で業者の対応を確かめることも大切です。
まとめ：ホームページの自社管理にはスキルが求められる
ホームページの自社管理は、コストを抑えられて、好きなタイミングで情報を更新・修正できるというメリットがあります。しかし、Webに関する専門知識やスキルが必要となるため、事前の準備と継続的な学習が不可欠です。
自社管理を行う場合は担当者の選定や育成、マニュアル作成など、入念な準備が求められます。また、トラブル発生時の対応や、セキュリティ対策も考慮しなければいけません。
「自社での管理は難しそう」や「プロに任せた方が安心」と感じたならば、外部の専門業者への委託を検討してみましょう。外注することで、高品質なサイト管理が可能になり、本業に集中できる環境を整えられます。
この記事を参考に、あなたの会社にとって最適なホームページ管理方法を見つけてくださいね！
